忘年会

忘年会の幹事デビュー!何をする?当日までの段取り方法を伝授!

投稿日:2016年10月1日 更新日:

寒くなるとお鍋やおでんが恋しくなりますね。

みんなで仲良く囲むのは、冬の醍醐味の一つですよね?

でも、笑ってもいられないあなた?

今年の我が社の忘年会、幹事に任命されてませんでしたか?準備は万端ですか?

おさらいの意味も込めて、幹事の段取り振り返りましょう。

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忘年会の幹事 段取りの方法

忘年会の幹事デビュー!おめでとうございます。それだけ期待されてるってことです。とはいえ、通常業務をこなしながら段取りをするのって一苦労。何からしましょうか?

まずは前年度の幹事に会いヒアリングをしましょう。この場合、一緒に段取りする人がいてその人が当事者なら全然ラクです。
(その人の性格によりますが・・・)

大抵はいきなり一人で全部するなんてことはないと思いますが、会社の規模が小さければ担当を一人でこなすことになりますし、組んだ相手によっては振ってくるかもしれません。

いずれにせよ前幹事と会い、昨年の会場や予算、参加者の好み、挨拶は誰にお願いした等、事前に確認しておかないと大変なことになる情報を聞き出しておきましょう。

全体の流れみたいなものを掴めたらまずはOKです。

忘年会の幹事 段取り 前日までに

1 忘年会実施をいつにすべきか打診する。(直属の上司より少し上にあたる部長か課長に聞いてみる)

2 参加予定者の好みを確認する。(席の位置や料理の好き嫌いなど)

3 忘年会を実施する日を参加予定者に通知(大抵は掲示板等に張り出し)出欠の数をおさえる。

4 忘年会会場の仮予約する。(日付・人数・一人当たりの予算など)正式申し込みが何日後になるのかを会場先に伝えておく(若しくは変更又はキャンセルが可能な期限を確認する)

5 掲示の期限終了にて出席者の人数が確定するので、本予約を会場に伝える。

6 「開催の挨拶」と「終わり挨拶」をしてもらう人を決めて、予めお願いしておく(役員や部長に頼む事になる。)

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7 席順を決めておく(会社の規模や慣習にあわせてよい)

いわゆる根回しといったところですが、ここを適当に済ますと後で苦しみます。ご注意下さい!

忘年会の幹事 段取り 当日に

いよいよ当日です。気を緩めないようにしましょう。

☆ 極力、参加者全員で一緒に会場へ移動する(送迎バス等で会社から行けたらベスト)

1 全員が着席する前に(大半の参加者が席に着いた辺り)飲み物の種類(アルコールやジュース)と本数及び料理をオーダーする(料理を事前に決めてる場合、運ぶタイミングを伝える)

2 全員が着席し、各人に飲み物が行渡ったのを確認した後、”あらかじめ”お願いをしていた方に「初めの挨拶」をしてもらう。

3 宴会芸は予定時間の4分の1程度経過した辺りに始める。(酔払いが大量発生した後だと、芸をやってくれる人も張り合いが無い)

4 宴会費用を現金で支払うのであれば、予定額よりも多めに持っていく。(料理の追加オーダー等がありえる)

5 宴会終了予定時刻10分前程度になったら料金の精算を行い、追加オーダーを禁止する。(少し前にラストオーダーを聞いておく)

6 精算が終わったら”あらかじめ”お願いをしていた方に「終わりの挨拶」をしてもらう。(宴会終了予定時刻5分前程度を目安に)

幹事が宴の司会進行を行うのか?裏方に徹しているのかで事情が異なりますが、忘年会のタイムスケジュールは常に把握しておかなければなりません。

また、現地解散になるのか?いったん会社に戻るのか?二次会などに移行するのか分かりませんが、”皆さんが無事家路につく”までが幹事の役割です。

最後まで、気を抜かず頑張りましょう。

まとめ

お疲れ様です。あらためて文字に起こすと、幹事はこれだけのことを行うんですね?

意外とですが、労力とねぎらいの言葉が合致しない損な役割ではありますが、年末最後のお勤め是非頑張ってください。

上手くいくコツは段取り七割!事前の根回しがカギですから。

もう一度あらためて言っておきますね。

お疲れ様です。

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